En la era del trabajo híbrido, las salas de videoconferencia se han convertido en espacios clave para la comunicación empresarial. Diseñar correctamente las infraestructuras para salas de videoconferencia es clave para garantizar una comunicación efectiva y profesional (Más aún en entornos empresariales). Una sala bien equipada no solo depende de la tecnología utilizada, sino también de cómo se integran elementos como la acústica, la iluminación o la conectividad en el espacio.
Sin embargo, muchas organizaciones descuidan aspectos fundamentales en la planificación de estos entornos tratando de priorizar el beneficio estético, lo que se traduce en reuniones poco productivas, fallos técnicos o experiencias frustrantes para los usuarios. En este artículo repasamos los 5 errores más comunes en salas de videoconferencia y te explicamos cómo evitarlos gracias a un buen diseño de infraestructura.
1. Mala acústica o eco en la sala
Una mala acústica puede arruinar cualquier reunión. El eco, el ruido de fondo o una mala captación de voz generan frustración y pérdida de información, lo que finalmente se traduce en hartazgo y finalización de la llamada por parte del usuario.
Cómo evitarlo:
- Acondiciona la sala con paneles fonoabsorbentes, moquetas o cortinas y reduce el uso de materiales fonoreflectantes como el cristal o el metacrilato.
- Prioriza los muebles (sobre todo los grandes) fabricados de materiales fonoabsorbentes como la madera.
- Utiliza micrófonos con cancelación de ruido.
2. Iluminación deficiente
La falta de luz o el exceso de contraluz puede dificultar que los participantes se vean correctamente en cámara, restando profesionalismo a la reunión.
Cómo evitarlo:
- Asegúrate de que la fuente de luz esté frente a los participantes, nunca detrás.
- Distribuye la iluminación de forma uniforme por la sala, de modo que las sombras creadas por una lámpara led puedan ser suavizadas por otras.
- Usa iluminación LED blanca y difusa para evitar sombras duras.
- Si la sala tiene un uso multi-propósito, siempre es buena idea ejecutar una instalación diversificada, de modo que ciertas filas de lámparas se puedan regular o incluso apagar completamente en caso de necesidad.
3. Cámaras mal colocadas
Una cámara mal ubicada (muy alta, baja o lateral) da una imagen poco natural o incluso incómoda para los interlocutores.
Cómo evitarlo:
- Coloca la cámara a la altura de los ojos, centrada frente a los participantes. (Podría requerir mover ligeramente ciertos elementos como el TV)
- En salas medianas o grandes, opta por cámaras con seguimiento automático o encuadre inteligente, como el tracking híbrido. En estos casos también podría ser recomendable aumentar el número de cámaras a 2 unidades.
4. Uso de equipos no compatibles o de baja calidad
A menudo se recurre a cámaras genéricas o sistemas caseros que no están pensados para entornos profesionales, lo que genera desconexiones, baja resolución o problemas de audio.
Cómo evitarlo:
- Invierte en equipos diseñados para salas profesionales, certificados para plataformas como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet.
- Asegúrate de que la cámara tenga resolución Full HD o 4K, especialmente en salas medianas o grandes. Una mayor resolución garantiza una imagen más nítida, mejora la percepción profesional y permite funciones como el encuadre digital sin pérdida de calidad.
5. Mala conectividad o configuración técnica
Una red desactualizada, inestable o una configuración incorrecta puede provocar interrupciones, retardo o pérdida de calidad en las videollamadas. Mantener los equipos audiovisuales actualizados y debidamente configurados es también crucial tanto para la calidad de la comunicación como para su total privacidad.
Cómo evitarlo:
- Actualiza y configura adecuadamente tu red local/conexión a internet, asegurándote de que reúne las condiciones necesarias para la plataforma de videollamada que uses.
- Prioriza una conexión por cable (Ethernet) en lugar de Wi-Fi para tus sistemas de videoconferencia.
- Actualiza y configura adecuadamente los equipos audiovisuales involucrados para asegurar su máximo rendimiento.
Conclusion
Evitar estos errores comunes es clave para garantizar reuniones virtuales eficientes, fluidas y profesionales. Apostar por soluciones de videoconferencia de calidad, como las que ofrece Laia, es una inversión que mejora la colaboración y la productividad.
