Na era do trabalho híbrido, as salas de videoconferência tornaram-se espaços essenciais para a comunicação empresarial. Conceber adequadamente a infraestrutura da sala de videoconferência é essencial para garantir uma comunicação eficaz e profissional (ainda mais em ambientes empresariais). Uma sala bem equipada depende não só da tecnologia utilizada, mas também da forma como elementos como a acústica, a iluminação e a conectividade são integrados no espaço.
No entanto, muitas organizações negligenciam aspetos fundamentais do planeamento destes ambientes, num esforço para priorizar os benefícios estéticos, resultando em reuniões improdutivas, falhas técnicas ou experiências frustrantes para o utilizador. Neste artigo, revimos os cinco erros mais comuns em salas de videoconferência e explicamos como evitá-los através de um bom design de infraestruturas.
1. Má acústica ou eco na sala
Uma acústica deficiente pode arruinar qualquer reunião. O eco, o ruído de fundo ou a fraca receção de voz podem causar frustração e perda de informação, o que acaba por resultar em cansaço e no encerramento da chamada por parte do utilizador.
Como evitar:
- Forneça ao ambiente painéis, alcatifas ou cortinas que absorvam o som e reduza a utilização de materiais que refletem o som, como o vidro ou o acrílico.
- Dê prioridade aos móveis (principalmente os grandes) feitos de materiais que absorvam o som, como a madeira.
- Utilize microfones com cancelamento de ruído.
2. Má iluminação
A falta de luz ou o excesso de luz de fundo podem dificultar que os participantes se vejam claramente na câmara, prejudicando o profissionalismo da reunião.
Como evitar:
- Certifique-se de que a fonte de luz está à frente dos participantes, nunca atrás deles.
- Distribui a iluminação uniformemente por todo o ambiente, pelo que as sombras criadas por uma lâmpada LED podem ser suavizadas por outras.
- Utilize iluminação LED branca difusa para evitar sombras fortes.
- Se o ambiente tiver uma utilização multifuncional, é sempre uma boa ideia criar uma instalação diversificada, para que certas filas de lâmpadas possam ser reduzidas ou mesmo desligadas completamente, se necessário.
3. Câmaras mal posicionadas
Uma câmara mal posicionada (demasiado alta, demasiado baixa ou demasiado lateral) cria uma imagem pouco natural ou até mesmo desconfortável para os interlocutores.
Como evitar:
- Coloque a câmara à altura dos olhos, centrada na frente dos participantes. (Pode ser necessário mover ligeiramente certos itens, como a TV)
- Em salas médias ou grandes, opte por câmaras com seguimento automático ou enquadramento inteligente, como o seguimento híbrido. Nestes casos, também pode ser aconselhável aumentar o número de câmaras para 2 unidades.
4. Utilização de equipamentos incompatíveis ou de baixa qualidade
São frequentemente utilizados câmaras genéricas ou sistemas domésticos que não são concebidos para ambientes profissionais, resultando em desconexões, baixa resolução ou problemas com audio .
Como evitar:
- Invista em equipamentos concebidos para salas profissionais, certificados para plataformas como Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet.
- Certifique-se de que a câmara tem resolução Full HD ou 4K , especialmente em divisões médias ou grandes. Uma resolução mais elevada garante uma imagem mais nítida, melhora a perceção profissional e permite funcionalidades como o enquadramento digital sem perda de qualidade.
5. Conectividade ou configuração técnica deficiente
Uma rede desatualizada, instável ou uma configuração incorreta pode causar interrupções, atrasos ou perda de qualidade nas chamadas de vídeo. Manter o seu equipamento audiovisual atualizado e corretamente configurado é também crucial para a qualidade da sua comunicação e para a sua total privacidade.
Como evitar:
- Atualize e configure corretamente a sua rede local/ligação à internet, garantindo que esta cumpre os requisitos necessários para a plataforma de videochamada que utiliza.
- Dê prioridade a uma ligação com fios (Ethernet) em vez de Wi-Fi para os seus sistemas de videoconferência.
- Atualizar e configurar adequadamente os equipamentos audiovisuais envolvidos para garantir o máximo desempenho.
Conclusão
Evitar estes erros comuns é essencial para garantir reuniões virtuais eficientes, tranquilas e profissionais. Investir em soluções de videoconferência de qualidade , como as que são oferecidas pela Laia , é um investimento que melhora a colaboração e a produtividade.
