À l’ère du travail hybride, les salles de vidéoconférence sont devenues des espaces clés pour la communication d’affaires. La conception correcte des infrastructures de salles de visioconférence est essentielle pour assurer une communication efficace et professionnelle (encore plus dans les environnements professionnels). Une pièce bien équipée dépend non seulement de la technologie utilisée, mais aussi de la façon dont des éléments tels que l’acoustique, l’éclairage ou la connectivité sont intégrés à l’espace.
Cependant, de nombreuses organisations négligent des aspects fondamentaux dans la planification de ces environnements en essayant de prioriser le bénéfice esthétique, ce qui se traduit par des réunions improductives, des défaillances techniques ou des expériences frustrantes pour les utilisateurs. Dans cet article, nous passons en revue les 5 erreurs les plus courantes dans les salles de visioconférence et expliquons comment les éviter grâce à une bonne conception d’infrastructure.
1. Mauvaise acoustique ou écho dans la pièce
Une mauvaise acoustique peut gâcher n’importe quelle réunion. L’écho, le bruit de fond ou une mauvaise captation de la voix génèrent de la frustration et une perte d’information, ce qui se traduit finalement par la lassitude et la fin de l’appel par l’utilisateur.
Comment l’éviter :
- Aménagez la pièce avec des panneaux insonorisants, des tapis ou des rideaux et réduisez l’utilisation de matériaux réfléchissants comme le verre ou le méthacrylate.
- Privilégiez les meubles (surtout les grands) faits de matériaux insonorisants comme le bois.
- Utilisez des microphones antibruit.
2. Mauvais éclairage
Un manque de lumière ou un contre-jour excessif peut empêcher les participants de se voir correctement devant la caméra, ce qui nuit au professionnalisme de la réunion.
Comment l’éviter :
- Assurez-vous que la source de lumière est devant les participants, jamais derrière.
- Il répartit l’éclairage uniformément dans toute la pièce, de sorte que les ombres créées par une lampe LED peuvent être adoucies par d’autres.
- Utilisez un éclairage LED blanc et diffus pour éviter les ombres dures.
- Si la pièce a une utilisation polyvalente, il est toujours bon de faire une installation diversifiée, afin que certaines rangées de lampes puissent être régulées ou même complètement éteintes si nécessaire.
3. Caméras mal placées
Une caméra mal placée (très haute, basse ou latérale) donne une image non naturelle voire inconfortable pour les interlocuteurs.
Comment l’éviter :
- Placez la caméra à la hauteur des yeux, centrée devant les participants. (Cela peut nécessiter de déplacer légèrement certains éléments, comme le téléviseur)
- Dans les pièces moyennes et grandes, optez pour des caméras avec suivi automatique ou un cadrage intelligent, comme le suivi hybride. Dans ces cas, il peut également être conseillé d’augmenter le nombre de caméras à 2 unités.
4. Utilisation d’équipement incompatible ou de mauvaise qualité
Des caméras génériques ou des systèmes domestiques qui ne sont pas conçus pour les environnements professionnels sont souvent utilisés, ce qui entraîne des déconnexions, une faible résolution ou des problèmes de audio.
Comment l’éviter :
- Investissez dans des équipements conçus pour les salles professionnelles, certifiés pour des plateformes telles que Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet.
- Assurez-vous que votre caméra a une résolution Full HD ou 4K, surtout dans les pièces moyennes et grandes. Une résolution plus élevée garantit une image plus nette, améliore la perception professionnelle et permet des fonctions telles que le cadrage numérique sans perte de qualité.
5. Mauvaise connectivité ou configuration technique
Un réseau obsolète, instable ou une mauvaise configuration peut entraîner des interruptions, des retards ou une perte de qualité dans les appels vidéo. Maintenir l’équipement audiovisuel à jour et correctement configuré est également crucial pour la qualité de la communication et pour votre vie privée.
Comment l’éviter :
- Mettez à jour et configurez correctement votre réseau local/connexion Internet, en vous assurant qu’il répond aux conditions nécessaires pour la plateforme d’appel vidéo que vous utilisez.
- Privilégiez une connexion filaire (Ethernet) plutôt qu’une connexion Wi-Fi pour vos systèmes de vidéoconférence.
- Mettre à jour et configurer correctement l’équipement audiovisuel concerné afin d’en assurer une performance maximale.
En conclusion
Il est essentiel d’éviter ces erreurs courantes pour assurer des réunions virtuelles efficaces, fluides et professionnelles. Misez sur des solutions de visioconférence de qualité, telles que celles offertes par Laia, est un investissement qui améliore la collaboration et la productivité.
