Nell'era del lavoro ibrido, le sale per videoconferenze sono diventate spazi essenziali per la comunicazione aziendale. Progettare correttamente l'infrastruttura della sala videoconferenza è fondamentale per garantire una comunicazione efficace e professionale (a maggior ragione negli ambienti aziendali). Una sala ben attrezzata non dipende solo dalla tecnologia utilizzata, ma anche dal modo in cui elementi quali acustica, illuminazione e connettività vengono integrati nello spazio.
Tuttavia, molte organizzazioni trascurano gli aspetti fondamentali della pianificazione di questi ambienti nel tentativo di dare priorità ai vantaggi estetici, con il risultato di riunioni improduttive, problemi tecnici o esperienze utente frustranti. In questo articolo esamineremo i cinque errori più comuni nelle sale per videoconferenze e spiegheremo come evitarli attraverso una buona progettazione dell'infrastruttura.
1. Scarsa acustica o eco nella stanza
Una scarsa acustica può rovinare qualsiasi riunione. L'eco, il rumore di fondo o la scarsa ricezione vocale possono causare frustrazione e perdita di informazioni, che alla fine si traducono in stanchezza e nell'interruzione della chiamata da parte dell'utente.
Come evitarlo:
- Arredare la stanza con pannelli fonoassorbenti, tappeti o tende e ridurre l'uso di materiali che riflettono il suono, come vetro o acrilico.
- Dare priorità ai mobili (soprattutto quelli di grandi dimensioni) realizzati in materiali fonoassorbenti come il legno.
- Utilizzare microfoni antirumore.
2. Scarsa illuminazione
La mancanza di luce o un'eccessiva retroilluminazione possono rendere difficile ai partecipanti vedersi chiaramente inquadrati dalla telecamera, compromettendo la professionalità dell'incontro.
Come evitarlo:
- Assicuratevi che la fonte di luce sia davanti ai partecipanti, mai dietro di loro.
- Distribuisce la luce in modo uniforme in tutta la stanza, in modo che le ombre create da una lampada LED possano essere ammorbidite dalle altre.
- Utilizzare un'illuminazione LED bianca diffusa per evitare ombre dure.
- Se la stanza ha uno scopo multiplo, è sempre una buona idea creare un'installazione diversificata, in modo che determinate file di lampade possano essere oscurate o addirittura spente completamente se necessario.
3. Telecamere mal posizionate
Una telecamera posizionata male (troppo in alto, troppo in basso o troppo di lato) crea un'immagine innaturale o addirittura sgradevole per gli interlocutori.
Come evitarlo:
- Posizionare la telecamera all'altezza degli occhi, centrata di fronte ai partecipanti. (Potrebbe essere necessario spostare leggermente alcuni oggetti, come la TV)
- In stanze di medie o grandi dimensioni, è opportuno optare per telecamere con tracciamento automatico o inquadratura intelligente, come il tracciamento ibrido. In questi casi potrebbe essere opportuno aumentare il numero di telecamere a 2 unità.
4. Utilizzo di apparecchiature incompatibili o di bassa qualità
Spesso vengono utilizzate telecamere generiche o sistemi domestici non progettati per ambienti professionali, con conseguenti disconnessioni, bassa risoluzione o problemi con audio .
Come evitarlo:
- Investi in attrezzature progettate per sale professionali, certificate per piattaforme come Zoom, Microsoft Teams o Google Meet.
- Assicuratevi che la telecamera abbia una risoluzione Full HD o 4K , soprattutto nelle stanze di medie o grandi dimensioni. Una risoluzione più elevata garantisce un'immagine più nitida, migliora la percezione professionale e consente funzioni come l'inquadratura digitale senza perdita di qualità.
5. Scarsa connettività o configurazione tecnica
Una rete obsoleta, instabile o una configurazione errata possono causare interruzioni, ritardi o perdita di qualità nelle videochiamate. Mantenere la propria attrezzatura audiovisiva aggiornata e correttamente configurata è fondamentale sia per la qualità della comunicazione sia per la completa privacy.
Come evitarlo:
- Aggiorna e configura correttamente la tua rete locale/connessione Internet, assicurandoti che soddisfi i requisiti necessari per la piattaforma di videochiamata che utilizzi.
- Per i tuoi sistemi di videoconferenza, dai priorità a una connessione cablata (Ethernet) anziché Wi-Fi.
- Aggiornare e configurare correttamente le apparecchiature audiovisive coinvolte per garantire le massime prestazioni.
Conclusione
Evitare questi errori comuni è fondamentale per garantire riunioni virtuali efficienti, fluide e professionali. Investire in soluzioni di videoconferenza di qualità , come quelle offerte da Laia , è un investimento che migliora la collaborazione e la produttività.
