À l’ère du travail hybride, les salles de visioconférence sont devenues des espaces clés de communication en entreprise. Une conception appropriée de l’infrastructure d’une salle de vidéoconférence est essentielle pour garantir une communication efficace et professionnelle (encore plus dans les environnements professionnels). Une pièce bien équipée dépend non seulement de la technologie utilisée, mais aussi de la manière dont des éléments tels que l’acoustique, l’éclairage et la connectivité sont intégrés dans l’espace.
Cependant, de nombreuses organisations négligent les aspects fondamentaux de la planification de ces environnements dans le but de privilégier les avantages esthétiques, ce qui entraîne des réunions improductives, des problèmes techniques ou des expériences utilisateur frustrantes. Dans cet article, nous passons en revue les cinq erreurs les plus courantes dans les salles de vidéoconférence et expliquons comment les éviter grâce à une bonne conception de l’infrastructure.
1. Mauvaise acoustique ou écho dans la pièce
Une mauvaise acoustique peut ruiner n’importe quelle réunion. L'écho, le bruit de fond ou une mauvaise réception vocale peuvent entraîner de la frustration et une perte d'informations, ce qui entraîne finalement de la lassitude et la fin de l'appel chez l'utilisateur.
Comment l'éviter :
- Meublez la pièce avec des panneaux, des tapis ou des rideaux insonorisants et réduisez l’utilisation de matériaux réfléchissant le son tels que le verre ou l’acrylique.
- Privilégiez les meubles (surtout les grands) fabriqués à partir de matériaux absorbant le son comme le bois.
- Utilisez des microphones antibruit.
2. Mauvais éclairage
Le manque de lumière ou un contre-jour excessif peut rendre difficile pour les participants de se voir clairement devant la caméra, ce qui nuit au professionnalisme de la réunion.
Comment l'éviter :
- Assurez-vous que la source lumineuse est devant les participants, jamais derrière eux.
- Il distribue l'éclairage uniformément dans toute la pièce, de sorte que les ombres créées par une lampe LED peuvent être adoucies par d'autres.
- Utilisez un éclairage LED blanc diffus pour éviter les ombres dures.
- Si la pièce a une utilisation polyvalente, il est toujours judicieux de créer une installation diversifiée, de sorte que certaines rangées de lampes puissent être tamisées ou même éteintes complètement si nécessaire.
3. Caméras mal placées
Une caméra mal positionnée (trop haute, trop basse ou trop latérale) crée une image non naturelle, voire inconfortable pour les interlocuteurs.
Comment l'éviter :
- Placez la caméra au niveau des yeux, centrée devant les participants. (Cela peut nécessiter de déplacer légèrement certains éléments comme le téléviseur)
- Dans les pièces moyennes ou grandes, optez pour des caméras avec suivi automatique ou cadrage intelligent, comme le suivi hybride. Dans ces cas, il peut également être judicieux d’augmenter le nombre de caméras à 2 unités.
4. Utilisation d'équipements incompatibles ou de mauvaise qualité
Des caméras génériques ou des systèmes domestiques qui ne sont pas conçus pour les environnements professionnels sont souvent utilisés, ce qui entraîne des déconnexions, une faible résolution ou des problèmes de audio .
Comment l'éviter :
- Investissez dans des équipements conçus pour les salles professionnelles, certifiés pour des plateformes comme Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet.
- Assurez-vous que la caméra dispose d'une résolution Full HD ou 4K , en particulier dans les pièces moyennes ou grandes. Une résolution plus élevée garantit une image plus nette, améliore la perception professionnelle et permet des fonctionnalités telles que le cadrage numérique sans perte de qualité.
5. Mauvaise connectivité ou configuration technique
Un réseau obsolète, instable ou une configuration incorrecte peut provoquer des interruptions, des retards ou une perte de qualité dans les appels vidéo. Maintenir votre équipement audiovisuel à jour et correctement configuré est également crucial tant pour la qualité de votre communication que pour votre confidentialité totale.
Comment l'éviter :
- Mettez à jour et configurez correctement votre connexion réseau/Internet locale, en vous assurant qu'elle répond aux exigences nécessaires pour la plate-forme d'appel vidéo que vous utilisez.
- Privilégiez une connexion filaire (Ethernet) plutôt que Wi-Fi pour vos systèmes de visioconférence.
- Mettre à jour et configurer correctement les équipements audiovisuels concernés pour garantir des performances maximales.
Conclusion
Éviter ces erreurs courantes est essentiel pour garantir des réunions virtuelles efficaces, fluides et professionnelles. Choisir des solutions de visioconférence de qualité , comme celles proposées par Laia , est un investissement qui améliore la collaboration et la productivité.
